AVISO DE PRIVACIDAD

 

En cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que reglamentan la protección de datos personales en Colombia, RYMCO MEDICAL S.A.S., sociedad existente de conformidad con las normas de la República de Colombia, con domicilio en Barranquilla, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales. Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son confiables, seguros y confidenciales.  

 

Lo invitamos a contactarnos:  

 

Dirección:  CL 80 No 78 B - 51 

Correo electrónico:  habeasdata@rymcomedical.com 

 

El tratamiento para los datos personales de todas las personas que giran en torno del objeto social de RYMCO MEDICAL, incluyendo clientes, proveedores y consumidores, estará enmarcado en el orden legal y de acuerdo con las siguientes finalidades en términos generales o aquellas que se informen en cada momento en el cual se realicen operaciones de recolección de datos personales:  

 

1. Manejo interno y gestión de relación comercial de sus grupos de interés clientes, distribuidores y proveedores de los distintos segmentos de negocios. 

2. El envío de comunicaciones, correspondencia, mensajes de texto, sistemas de mensajería instantánea, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y consumidores en relación con sus actividades comerciales, publicitarias, de mercadeo, promocionales, ventas y demás actividades relacionadas.  

3. Procesos de selección de personal, gestión de relaciones contractuales, relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros. 

4. Análisis de potencial con fin esencialmente comercial, ya sea de proveedores, distribuidores y/o clientes. 

5. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes de la empresa.  

6. Investigación de eventos emanados de los productos farmacéuticos y/o comercializados. 

7. Hacer seguimiento a las personas que consumen y/o adquieren los productos y/o comercializados por la empresa. 

8. Desplegar hacia los grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial. 

9. Gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de la organización. 

10. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización. 

 

De manera precisa en relación con cada grupo de interés, RYMCO MEDICAL podrá tener las siguientes finalidades:  

 

1. Finalidades respecto de Clientes o Usuarios de los Productos o servicios: 

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con RYMCO MEDICAL, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por RYMCO MEDICAL, que haya o no adquirido el Titular o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con él. 

• Registrar al Titular en los sistemas, planillas, listados, ficheros, físicos o electrónicos, administrados por RYMCO MEDICAL, para efectos de la ejecución de la relación jurídica comercial establecida con RYMCO MEDICAL. 

• Adelantar los procedimientos de facturación electrónica de los productos o servicios adquiridos por el Titular. 

• Mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.  

• Dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales. 

• Enviar mensajes, notificaciones o alertas a través de cualquier medio para remitir y divulgar información legal, de seguridad, promociones, campañas comerciales, publicitarias, de mercadeo, institucionales o de educación, sorteos, eventos u otros beneficios. 

• Enviar mensajes electrónicos o realizar contactos telefónicos, o a través de cualquier medio, para adelantar la confirmación de datos personales del Titular necesarios para la ejecución de la relación jurídica que se haya establecido con RYMCO MEDICAL. 

• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier medio conocido o por conocer para el envío de documentos contractuales, informativos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de los contratos que celebre con RYMCO MEDICAL, en sus distintos establecimientos de comercio. 

• Suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. 

• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de RYMCO MEDICAL, conforme las disposiciones legales vigentes. 

• Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información contabilidad, facturación y auditorias, marketing, procesamiento y verificación de cheques. 

• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de productos y servicios, cumpliendo todas las autorizaciones que exige la ley y la presente Política.  

• Comunicar novedades de los productos RYMCO MEDICAL, invitar a eventos o programas organizados por la empresa. 

• Consultar, verificar y confirmar información crediticia y comercial del Titular, en Centrales de Riesgo y/o de Información o a cualquier otra entidad pública o privada, nacional, extranjera o multilateral que administre o maneje bases de datos o información crediticia, o a cualquier otra entidad financiera de Colombia, o del exterior o de carácter multilateral, toda la información que se refiera al Titular, sobre su comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países de la misma naturaleza, para efectos de evaluar y otorgar financiación en los bienes o productos adquiridos con RYMCO MEDICAL, siempre que cuente con la autorización correspondiente.  

• Para efectuar reportes a las centrales de riesgo e información, se cumplirán todas las condiciones y procedimientos establecidas en las leyes vigentes y especialmente en relación con la ley 1266 de 2008 y normas concordantes. 

• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción. 

 

2. Finalidades respecto de Candidatos a trabajadores: 

• Procesar las aplicaciones de vinculación laboral que RYMCO MEDICAL recibe por parte de los candidatos, dar trámite a las mismas y definirlas dentro del tiempo estipulado, según el proceso de selección o la convocatoria; 

• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier medio conocido o por conocer en relación con el proceso de selección o la convocatoria.  

• Evaluar la capacidad laboral del trabajador, para establecer su idoneidad para el empleo futuro y/o para cumplir con los requisitos de la medicina preventiva laboral. 

• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de RYMCO MEDICAL, conforme las disposiciones legales vigentes. 

• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción. 

3. Finalidades respecto de trabajadores (empleados): 

• Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación y procesamiento de pagos de nómina y beneficios laborales. 

• Dar cumplimiento a la normatividad en materia laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos. 

• Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; 

• Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. 

• Incluir al Titular empleado en el desarrollo de los diferentes programas y actividades de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establece RYMCO MEDICAL para sus funcionarios. 

• Adelantar gestiones de medicina preventiva o laboral, en conjunto con la administradora de riesgos laborales. 

• Contactarlo para instruirle ordenes en relación con sus funciones laborales asignadas. 

• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de RYMCO MEDICAL, conforme las disposiciones legales vigentes. 

• Crear tarjetas y/o mecanismos de identificación del Titular empleado, con sus datos biométricos, para que pueda portarla e identificarse como empleado de RYMCO MEDICAL. Esta finalidad es necesaria de acuerdo con la política de seguridad de RYMCO MEDICAL y se manejará como información sensible con autorización expresa. 

• Establecer y llevar un registro de control de acceso a las instalaciones de RYMCO MEDICAL, empleando datos biométricos, con la finalidad de facilitar su acceso y circulación en las instalaciones físicas de RYMCO MEDICAL. Esta finalidad es necesaria de acuerdo con la política de seguridad de RYMCO MEDICAL y la información sensible a la que se le haga tratamiento se gestionará de acuerdo con la ley vigente, y la presente Política. 

• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier medio conocido o por conocer para el envío de documentos contractuales, informativos o facturas en relación con las obligaciones derivadas de los contratos que celebre con RYMCO MEDICAL. 

• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de productos y servicios, cumpliendo todas las autorizaciones que exige la ley y la presente Política.  

• Comunicar novedades de los productos RYMCO MEDICAL, invitar a eventos o programas organizados por la empresa. 

• Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información contabilidad, facturación y auditorias, marketing, procesamiento y verificación de cheques. 

• Publicar su rostro e imagen personal en los informes de gestión, comunicaciones, carteleras y material corporativo de RYMCO MEDICAL, para documentar la estructura organizacional o actividades de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establezca RYMCO MEDICAL. 

• Tratándose de exfuncionarios, RYMCO MEDICAL podrá almacenar, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el exfuncionario o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección. 

• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción. 

 

4. Finalidades de respecto de Proveedores o Contratistas: 

• Registrar al Titular en los sistemas, planillas, listados, ficheros, físicos o electrónicos, administrados por RYMCO MEDICAL, para efectos de la prestación de los servicios contratados. 

• Adelantar los procedimientos de facturación electrónica de los servicios contratados. 

• Mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.  

• Dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales. 

• Enviar mensajes electrónicos o realizar contactos telefónicos, o a través de cualquier medio, para adelantar la confirmación de datos personales del Titular necesarios para la ejecución de la relación jurídica que se haya establecido con RYMCO MEDICAL. 

• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier otro medio conocido o por conocer, para el envío de documentos contractuales, informativos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de los contratos que celebre con RYMCO MEDICAL, en sus distintos establecimientos de comercio u oficinas. 

• Conceder acceso a los portales de interacción de proveedores y/o contratistas con el fin de surtir todos los procesos requeridos internamente por RYMCO MEDICAL.  

• Suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. 

• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de RYMCO MEDICAL, conforme las disposiciones legales vigentes. 

• Validar, verificar y consultar la información económica y transaccional del Titular con el propósito de establecer la relación jurídica con RYMCO MEDICAL. 

• Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información contabilidad, facturación y auditorias, marketing, procesamiento y verificación de cheques. 

• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de productos y servicios, cumpliendo todas las autorizaciones que exige la ley y la presente Política.  

• Comunicar novedades de los productos RYMCO MEDICAL, invitar a eventos o programas organizados por la empresa. 

• Consultar, verificar y confirmar información crediticia y comercial del Titular, en Centrales de Riesgo o de Información, o a cualquier otra entidad pública o privada, nacional, extranjera o multilateral que administre o maneje bases de datos o información crediticia, o a cualquier otra entidad financiera de Colombia, o del exterior o de carácter multilateral, toda la información que se refiera al Titular, sobre su comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países de la misma naturaleza. 

• Para efectuar reportes a las centrales de riesgo e información, se cumplirán todas las condiciones y procedimientos establecidas en las leyes vigentes y especialmente en relación con la ley 1266 de 2008 y normas concordantes. 

• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción. 

 

5. Finalidades respecto de Accionista de RYMCO MEDICAL: 

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de accionista de RYMCO MEDICAL. 

• Remitirle comunicaciones electrónicas, físicas y/o telefónicas a sus datos de contacto para informarle, citarlo o convocarlos a reuniones de los órganos sociales de RYMCO MEDICAL en donde sea requerido, y/o para enviarle los documentos e informes que serán puestos a consideración en tales reuniones 

• Remitirle comunicaciones e informaciones necesarias para el ejercicio de sus derechos como accionista de RYMCO MEDICAL, y/o para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de RYMCO MEDICAL en favor de sus accionistas. 

• Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas. 

• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier otro medio conocido o por conocer, para el envío de documentos contractuales, informativos, estados de cuenta en relación con su calidad de accionista de RYMCO MEDICAL. 

• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de RYMCO MEDICAL, conforme las disposiciones legales vigentes. 

• Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas. 

• Comunicar novedades de los productos RYMCO MEDICAL, invitar a eventos o programas organizados por la Organización. 

• Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones. 

• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción. 

• El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas 

 

6. Tratamiento de Datos Personales Sensibles Obtenidos Mediante Videovigilancia 

RYMCO MEDICAL utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la fijación y difusión de avisos informativos con detalle de los canales de contacto y de las políticas que rigen dicho tratamiento. 

 

La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, controlar e identificar el acceso a las sedes, oficinas y establecimientos de comercio RYMCO MEDICAL; mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, establecimientos abiertos al público y otras instalaciones; propender por la seguridad de las personas, los bienes e instalaciones; el mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de RYMCO MEDICAL, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización. 

 

RYMCO MEDICAL no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita. 

 

• La autorización en relación con el manejo de estos datos personales, se entiende conferida mediante la acción inequívoca de ingresar a las instalaciones que son objeto de videovigilancia y monitoreo de RYMCO MEDICAL. 

 

En todo caso, RYMCO MEDICAL se reserva el derecho de informar a los Titulares la finalidad de cada Tratamiento de información sobre datos personales al momento mismo de recolectarlos por intermedio de la Autorización. En caso de que los datos personales dejen de cumplir el fin para el que fueron obtenidos, los mismos serán eliminados de nuestras bases de datos en los términos y condiciones que señale la legislación colombiana y/o La Política. 

 

Se le informa a los titulares de información que pueden consultar nuestra POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES en la página web https://rymcomedical.com/politica-de-proteccion-y-tratamiento-de-datos-personales para conocer en detalle el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos personales entre otros.   

 

APROBACIÓN:

El presente documento fue revisado, analizado y aprobado para su implementación por RYMCO MEDICAL S.A.S. el 24 de marzo de 2023.